Jurisprudentie
AQ4770
Datum uitspraak2004-07-22
Datum gepubliceerd2004-07-22
RechtsgebiedCiviel overig
Soort ProcedureHoger beroep
Instantie naamGerechtshof Amsterdam
Zaaknummers170/2004
Statusgepubliceerd
SectorNotariskamer
Datum gepubliceerd2004-07-22
RechtsgebiedCiviel overig
Soort ProcedureHoger beroep
Instantie naamGerechtshof Amsterdam
Zaaknummers170/2004
Statusgepubliceerd
SectorNotariskamer
Indicatie
In de onderhavige klachtzaak is een groot aantal erfpachters bij volmacht voor de notarissen verschenen voor het passeren van de akte om hun erfpachtrecht te converteren in eigendom. Niet gebleken is dat het initiatief om te verschijnen bij volmacht is uitgegaan van de erfpachters. Aannemelijk is dat de gevolgde werkwijze het rechtstreeks gevolg is van het aanbod van de notarissen om een lager tarief aan te bieden voor degenen die niet in persoon maar bij volmacht willen verschijnen bij het passeren van de akte. Aldus hebben de notarissen welbewust bevorderd dat de erfpachters genoegen namen met een van mindere kwaliteit zijnde wijze van zorgverlening van de notarissen op het gebied van informatieverstrekking en wilscontrole.
Voorts is het hof van oordeel dat de notarissen tekort zijn geschoten in hun zorgplicht door de wijze van samenwerken met het notariskantoor [naam] te[plaats] zoals in deze zaak is geschied.
Uitgangspunt dient te zijn - gelet op het hiervoor overwogene - het persoonlijk contact met de cliënt voor een op de persoon van de cliënt afgestemde informatieverstrekking en de levering van een op maat gesneden notariële dienstverlening. Door de behandeling van de dossiers, ook al is dat gedeeltelijk, te laten uitvoeren door een ander kantoor, op de wijze zoals de notarissen hebben gedaan, verliezen de instrumenterende notarissen de controle over de kwaliteit van de werkzaamheden en zijn zij niet op genoegzame wijze in staat te voldoen aan hun eigen informatie- verstrekkende en wilscontrolerende taak.
Uitspraak
GERECHTSHOF TE AMSTERDAM
TWEEDE MEERVOUDIGE BURGERLIJKE KAMER
Beslissing van 22 juli 2004 in de zaak onder rekestnummer 170/2004 NOT van:
[naam],
gevestigd te ‘[plaats],
APPELLANTE,
advocaat: mr. W.F. Hendriksen,
t e g e n
1. MR. [naam] ,
2. MR. [naam],
3. MR. [naam],
4. MR. [naam],
5. MR. [naam],
notarissen te [plaats],
GEÏNTIMEERDEN,
advocaat: mr. N. Muntjewerff.
1. Het geding in hoger beroep
1.1. Ter griffie van het hof is op 26 januari 2004 ingekomen een geschrift namens appellante, verder te noemen klaagster, waarbij zij hoger beroep heeft ingesteld tegen de aan deze beslissing gehechte beslissing van de kamer van toezicht over de notarissen en kandidaat-notarissen te Alkmaar, verder te noemen de kamer, van 30 december 2003, waarbij haar klacht tegen geïntimeerden, verder te noemen de notarissen, ongegrond is verklaard.
1.2. Van de zijde van klaagster is op 12 maart 2004 een aanvullend verzoekschrift – met bijlagen – ingekomen ter griffie van het hof.
1.3. Van de zijde van de notarissen is op 29 april 2004 een verweerschrift - met één bijlage – ter griffie van het hof ingekomen.
1.4. De zaak is behandeld ter openbare terechtzitting van het hof van 10 juni 2004. Verschenen zijn mr. [naam], lid van het bestuur van klaagster, de advocaat van klaagster, alsmede de notarissen en hun advocaat. Allen hebben het woord gevoerd. De advocaten aan de hand van een pleitnotitie.
2. De stukken van het geding
Het hof heeft kennis genomen van de inhoud van de door de kamer aan het hof toegezonden stukken van de eerste instantie als mede van de hiervoor genoemde stukken.
3. Beoordeling van de bestreden beslissing
Het hof kan zich niet verenigen met de beslissing van de kamer en zal deze beslissing derhalve vernietigen.
4.De feiten
4.1. De gemeente [plaats], verder te noemen de gemeente, heeft voor een nieuw gronduitgiftebeleid gekozen waarbij het erfpachtstelsel wordt verlaten en wordt overgegaan op gronduitgifte in eigendom. Dat betekent conversie van de huidige erfpacht in eigendom. Het omvangrijke project wordt gerealiseerd door het [naam], verder te noemen, [naam].
4.2. Begin maart 2003 heeft [naam] aan de eerste groep erfpachters een aanbieding gedaan, waarbij de erfpachter voor het passeren van de voor de hiervoor onder 4.1 bedoelde conversie benodigde akten kon kiezen uit een bepaalde groep notarissen die op het inschrijfformulier werd genoemd en wel tegen een, door de gemeente met de desbetreffende notarissen uitonderhandeld, vast tarief van € 480,-- per akte. Dit tarief was van toepassing ongeacht of de erfpachters in persoon bij het passeren van de akte aanwezig zouden zijn dan wel of zij zich daarbij door middel van een onderhandse akte van volmacht zouden laten vertegenwoordigen.
4.3. De notarissen zijn benaderd door de Vereniging Eigen Huis en vervolgens hebben de notarissen een lager tarief aangeboden dan het door [naam] voorgestelde bedrag, te weten € 400,-- exclusief omzetbelasting en verschotten. Verder hebben de notarissen voor cliënten die niet in persoon maar bij volmacht willen verschijnen een nog lager tarief geoffreerd, te weten € 300,-- exclusief omzetbelasting.
4.4. De notarissen hebben tevoren bij brief van 9 mei 2003 het standpunt van klaagster gevraagd over de opzet van een tariefdifferentiatie voor akten waarbij partijen zelf compareren en akten waarbij partijen verschijnen bij volmacht. Aan de notariële zorgplicht zou in dat geval naar het oordeel van de notarissen worden voldaan door het instellen van een telefonische helpdesk op het kantoor van de notarissen en het organiseren van inloopspreekuren bij het [pla[naam]t[naam]]
4.5. Klaagster heeft bij brief van 26 mei 2003 medegedeeld dat zij deze handelwijze in strijd acht met hetgeen van een notaris mag worden verwacht.
4.6. De notarissen hebben hierop gereageerd bij brief van 3 juni 2003, naar aanleiding waarvan een gesprek met vertegenwoordigers van klaagster en de notarissen heeft plaats gevonden.
4.7. Naar aanleiding van een bespreking tussen een delegatie van de kamer van toezicht te [plaats] en vertegenwoordigers van een aantal notariskantoren, die de mening hadden gevraagd van de kamer ten opzichte van de tariefdifferentiatie, heeft deze kamer van toezicht te kennen gegeven bij brief van 12 juni 2003 het standpunt van klaagster te delen.
4.8. De gemeente is vervolgens overgegaan tot een openbare aanbesteding voor het verzorgen van de voor de conversie benodigde akten, waarbij onderscheid werd gemaakt tussen het passeren van de akte in aanwezigheid van de erfpachter en met gebruikmaking van een door deze getekende akte van volmacht.
5. Het standpunt van klaagster
5.1. Klaagster verwijt de notarissen dat zij in hun offertes voor hun werkzaamheden in verband met de conversie die betrekking heeft op grond in de gemeente [plaats], een tariefdifferentiatie hanteren tussen volmacht- en niet-volmachtzaken. Zij ontmoedigen de cliënten om gebruik te maken van hun recht om in persoon te worden voorgelicht en verminderen daardoor de mogelijkheid om aan hun informatieplicht jegens deze cliënten te voldoen. Dit is in strijd met artikel 43 van de Wet op het Notarisambt, in strijd met de zorg die zij als notarissen behoren te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en in strijd met hetgeen een behoorlijk notaris betaamt.
5.2. Klaagster is van mening dat de notarissen een actieve zorg- en informatieplicht hebben en een actieve wilscontrolerende taak. De notarissen dienen te controleren of in het specifieke geval de gegeven voorlichting voldoende is geweest. Het uitlokken van een beperktere voorlichting in geval van passeren bij volmacht acht klaagster ongewenst, zeker als daar een prijsverschil aan ten grondslag ligt. Door de door de notarissen gehanteerde tariefdifferentiatie kan het vertrouwen van het publiek in het notariaat schade oplopen met als gevolg tevens het ontstaan van schade voor het notariaat als beroepsgroep.
Volgens klaagster is de wijze waarop de notarissen hun informatieplicht menen te vervullen onvoldoende. Als informatiemogelijkheden bieden zij aan een telefonische helpdesk en een inloopspreekuur bij het [plaats] notariskantoor [naam], op welk kantoor ook de volmachten worden gelegaliseerd. Deze informatiemogelijkheden acht klaagster, hoewel op zichzelf nuttig, in het onderhavige geval onvoldoende. De notaris dient actief voor te lichten, te vragen en te controleren. Hieraan komen de notarissen niet toe en schieten aldus te kort.
5.3. Klaagster is tevens van mening dat, ook al staat het de cliënt zelf vrij er voor te kiezen niet te verschijnen en aldus door de beperktere voorlichting een bepaald risico te nemen, de notarissen de cliënt niet bewust mogen ontmoedigen niet te verschijnen door het voeren van een sturend prijsbeleid.
Bij het verlijden van een akte bij volmacht dienen de notarissen in het kader van hun "Belehrungspflicht" zich er van te vergewissen – bij voorkeur tijdens een persoonlijk onderhoud - dat de volmachtgever begrijpt welke voor hem de gevolgen zijn van zowel de volmachtverlening als de akte, alsmede van de betekenis van de akte. Dit geldt te meer nu sprake is van onevenwichtige juridische kennis/deskundigheid bij de contractspartijen en de akte een complexe materie omvat. De gemeente weet waarvoor zij tekent; of de volmachtgever dit weet is maar de vraag. In het onderhavige geval zijn immers de notarissen niet betrokken geweest bij de keuze van de cliënt om te verschijnen bij volmacht. De standaardbrief van de notarissen is dusdanig geredigeerd dat deze keuze aan de gemeente, als partij bij en opsteller van de conceptakte, kenbaar dient te worden gemaakt. De notarissen kunnen zich aldus niet ervan overtuigen of het vereiste inzicht bij de volmachtgever aanwezig is geweest. Door aldus te handelen leveren de notarissen een onvolwaardig notarieel product.
5.4. Bovendien is klaagster - naar zij voor het eerst in hoger beroep heeft aangevoerd - van mening dat de notarissen niet onafhankelijk en onpartijdig handelen door af te gaan op de mededeling van de gemeente dat de volmachtgever bij volmacht wenst te verschijnen, zonder dat deze wens geverifieerd wordt.
6.Het standpunt van de notarissen
6.1. De notarissen betwistten de stellingen van klaagster en verweren zich als volgt.
De notarissen zijn van mening dat zij voldoen aan hun zorg- en informatieverplichting en zich kwijten van hun actieve wilscontrolerende taak ten aanzien van de cliënten inzake de conversie. Zij hebben dienaangaande onderstaande procedure ontwikkeld. De notarissen krijgen de dossiers aangeleverd van de gemeente inclusief de ontwerpakten, die zijn opgesteld in opdracht van de gemeente door het akteproductiebedrijf Transakter. Indien de cliënt er voor kiest om bij volmacht te verschijnen, wordt aan de cliënt een brief gezonden met als bijlage de conceptakte van levering en de bijbehorende volmacht. In de brief wordt een korte uitleg gegeven over de gevolgen van de conversie.
De notarissen werken voor dit project samen met notariskantoor [naam] te [plaats]. Dit kantoor is door de notarissen ingehuurd als onderaannemer, in het bijzonder ten aanzien van de wilscontrolerende taak. Een (kandidaat-)notaris van dit kantoor legaliseert de volmacht en neemt in een persoonlijk gesprek de akte door aan de hand van een checklist. Tevens informeert hij de cliënt en licht hem voor. Hierbij is het mogelijk de cliënt verdergaande informatie te verstrekken. De akte wordt vervolgens met gebruikmaking van de volmacht gepasseerd op het kantoor van de notarissen te [plaats]. Voorafgaand aan het passeren van de akte wordt telefonisch contact opgenomen met de cliënt om te informeren of deze cliënt voldoende is voorgelicht en zijn wil overeenstemt met hetgeen in de akte staat, dan wel of de cliënt nog vragen heeft. Hiermee leveren de notarissen een volwaardig notarieel product.
6.2. Ten aanzien van de tariefdifferentiatie zijn de notarissen van mening dat door de te verwachten hoeveelheid akten en de efficiënte volmachtprocedure aanzienlijk bespaard kan worden op de kosten, welke besparing ten goede komt aan de cliënt. Hiermee stellen de notarissen niet dat de in het geding zijnde transacties eenvoudig van aard zouden zijn.
7.De beoordeling van de klacht
7.1. Artikel 43 WNA bepaalt:
“1. De partijen bij de akte en de bij het verlijden van de akte eventueel verschijnende andere personen krijgen tijdig tevoren de gelegenheid om van de inhoud van de akte kennis te nemen. Alvorens tot het verlijden van een akte over te gaan, doet de notaris aan de verschijnende personen mededeling van de zakelijke inhoud daarvan en geeft daarop een toelichting. Zo nodig wijst hij daarbij tevens op de gevolgen die voor partijen of één of meer hunner uit de inhoud van de akte voortvloeien. Indien het niet betreft een akte als bedoeld in het tweede lid en de verschijnende personen verklaren van de inhoud van de akte kennis te hebben genomen en daarmee in te stemmen, leest de notaris hun in elk geval de volgende gedeelten van de akte voor:
a.de voornamen, de naam en de plaats van vestiging van de notaris en de
datum en de plaats van het verlijden van de akte;
b.de gegevens van de verschijnende personen en van de partijen;
c.het slot.
2. Van akten die in tegenwoordigheid van getuigen worden verleden, leest de notaris steeds de volledige tekst voor. De tweede een de derde zin van het eerste lid zijn van toepassing.
3. De bladzijden van de akte worden doorlopend genummerd. Zij dienen door de notaris van een paraaf te worden voorzien.
4. De akte wordt door ieder der verschijnende personen onmiddellijk na voorlezing ondertekend. Onmiddellijk daarna ondertekent de notaris de akte. Indien een persoon verklaart niet te kunnen ondertekenen zal van deze verklaring, alsmede de reden van verhindering, melding worden gemaakt. Een akte die in tegenwoordigheid van getuigen wordt verleden, wordt door de getuigen en de notaris onmiddellijk na voorlezing ondertekend. Betreft het een akte als bedoeld in artikel 40, derde lid, dan neemt de notaris, voordat hij tot ondertekening overgaat, het uur en de minuut van die ondertekening in de akte op.
5. Van de mededeling van de zakelijke inhoud en de toelichting daarop overeenkomstig het eerste lid van dit artikel, van de beperkte of volledige voorlezing overeenkomstig het eerste of het tweede lid, alsmede van de ondertekening overeenkomstig het vierde lid wordt in het slot van de akte melding gemaakt.
6. In geval van niet-naleving van de voorschriften van de eerste volzin van het tweede lid en de eerste tot en met de vierde volzin van het vierde lid mist de akte authenticiteit en voldoet zij niet aan de voorschriften waarin de vorm van een notariële akte wordt geëist”.
7.2. Voor de beoordeling van de klacht onderscheidt het hof de volgende in de praktijk mogelijke varianten in werkwijze bij het passeren van notariële akten:
a.Een partij verschijnt in persoon voor de instrumenterende notaris. Voorafgaand aan het passeren van de akte behandelt de notaris of een te zijnen kantore en onder zijn regie werkzaam zijnde kandidaat-notaris het desbetreffende dossier.
b.Een partij verschijnt bij volmacht voor de instrumenterende notaris. Voorafgaand aan het passeren van de akte behandelt de notaris of een te zijnen kantore en onder zijn regie werkzaam zijnde kandidaat-notaris het desbetreffende dossier.
c.Een partij verschijnt bij volmacht voor de instrumenterende notaris. De instrumenterende notaris heeft deehandeling van het dossier voorafgaand aan het passeren uitbesteed aan een andere notaris of kandidaat-notaris die geen deel uitmaakt van de kantoororganisatie van de notaris.
7.3. Het hof is van oordeel dat de hiervoor in 7.2 onder a omschreven variant het meest tegemoet komt aan de onder meer in artikel 43 WNA besloten liggende bedoelingen van de wetgever met betrekking tot de plicht van de notaris om partijen te informeren omtrent de betekenis en de gevolgen van de te passeren akte en om te controleren of de inhoud van de akte overeenstemt met de wil van partijen.
De hiervoor in 7.2 onder b en c omschreven varianten zijn weliswaar niet in strijd met de wet – zoals blijkt uit artikel 44 WNA – maar leveren naar het oordeel van het hof van mindere kwaliteit zijnde wijzen van informeren en controleren van de wil van partijen op dan variant a. Partijen zijn immers niet in persoon aanwezig bij het passeren van de akte. In variant c komt daar nog bij dat de notaris die voorafgaand aan het passeren van de akte partijen informeert en hun wil controleert niet dezelfde is als de notaris die de akte passeert terwijl de kandidaat-notaris geen deel uitmaakt van de kantoororganisatie van de instrumenterende notaris en dus niet onder diens regie werkt.
7.4. Notarissen behoren bij het voldoen aan hun zorgverplichting te streven naar het leveren van diensten van zo hoog mogelijke kwaliteit. Dit brengt mee dat bij het passeren van akten de hiervoor in 7.2 onder a omschreven werkwijze uitgangspunt dient te zijn. Het passeren van akten terwijl één of meer partijen bij volmacht verschijnen, is toelaatbaar indien het initiatief daartoe in beginsel van de desbetreffende cliënt uitgaat.
7.5. In de onderhavige klachtzaak is een groot aantal erfpachters bij volmacht voor de notarissen verschenen voor het passeren van de akte om hun erfpachtrecht te converteren in eigendom. Niet gebleken is dat het initiatief om te verschijnen bij volmacht is uitgegaan van de erfpachters. Aannemelijk is dat de gevolgde werkwijze het rechtstreeks gevolg is van het aanbod van de notarissen om een lager tarief aan te bieden voor degenen die niet in persoon maar bij volmacht willen verschijnen bij het passeren van de akte. Aldus hebben de notarissen welbewust bevorderd dat de erfpachters genoegen namen met een van mindere kwaliteit zijnde wijze van zorgverlening van de notarissen op het gebied van informatieverstrekking en wilscontrole. Het hof acht deze gedraging van de notarissen onjuist en is dan ook van oordeel dat de klacht op dit onderdeel gegrond is.
7.6. Voorts is het hof van oordeel dat de notarissen tekort zijn geschoten in hun zorgplicht door de wijze van samenwerken met het notariskantoor [naam] te [plaats] zoals in deze zaak is geschied.
Uitgangspunt dient te zijn - gelet op het hiervoor overwogene - het persoonlijk contact met de cliënt voor een op de persoon van de cliënt afgestemde informatieverstrekking en de levering van een op maat gesneden notariële dienstverlening. Door de behandeling van de dossiers, ook al is dat gedeeltelijk, te laten uitvoeren door een ander kantoor, op de wijze zoals de notarissen hebben gedaan, verliezen de instrumenterende notarissen de controle over de kwaliteit van de werkzaamheden en zijn zij niet op genoegzame wijze in staat te voldoen aan hun eigen informatie- verstrekkende en wilscontrolerende taak.
Het hof acht ook dit klachtonderdeel gegrond.
7.7. Voor wat betreft de vraag of aan de notarissen ter zake van hun tuchtrechtelijk laakbaar handelen een maatregel dient te worden opgelegd, is het volgende van belang. Met de inwerkingtreding op 1 oktober 1999 van de nieuwe Wet op het Notarisambt wordt van de notaris verwacht dat hij, behalve ambtelijk bedienaar, tevens ondernemer is. In dat kader is de vaste tariefstelling losgelaten en overgelaten aan de marktwerking.
Sedert de inwerkingtreding van de WNA is de notaris zoekende naar het evenwicht tussen het ambt van notaris en het vrije ondernemerschap. Hierbij doen zich situaties voor waarin de notaris als vrij ondernemer de grens van de verplichtingen jegens zijn cliënt zoekt, teneinde een zo'n scherp mogelijke prijs te kunnen vragen voor zijn notariële dienstverlening en aldus de concurrentie aan te gaan. Aangezien deze grens - hoewel in het onderhavige geval overschreden - nog niet volledig duidelijk is in de praktijk en de jurisprudentie ter zake, acht het hof onder de gegeven omstandigheden een maatregel niet geboden.
Het hof zal de notarissen dan ook geen maatregel opleggen.
7.8. In zijn algemeenheid kan het hof geen kennis nemen van klachten die voor het eerst in hoger beroep naar voren worden gebracht.
Klaagster heeft haar stelling, dat de notarissen niet onafhankelijk en onpartijdig hebben gehandeld door af te gaan op de mededeling van de gemeente [plaats] dat de volmachtgever bij volmacht wenst te verschijnen zonder deze wens te verifiëren, voor het eerst in hoger beroep betrokken. Het hof zal om die reden niet tot behandeling van deze klacht overgaan.
7.9. Hetgeen partijen verder nog naar voren hebben gebracht kan als in het voorgaande reeds behandeld dan wel als niet ter zake dienend buiten beschouwing blijven.
8.De beslissing
Het hof:
- vernietigt de bestreden beslissing van de kamer van 30 december 2003;
- verklaart de klacht niet-ontvankelijk voorzover inhoudende dat de notarissen niet onafhankelijk en onpartijdig hebben gehandeld;
- verklaart de klacht voor het overige in al haar onderdelen gegrond zonder oplegging van een maatregel aan de notarissen.
Deze beslissing is gegeven door mrs. Schipper, Stille, Van Os en in het openbaar uitgesproken op donderdag 22 juli 2004.
KAMER VAN TOEZICHT OVER DE NOTARISSEN EN KANDIDAAT-NOTARISSEN TE ALKMAAR.
Beslissing in de zaak van:
[naam]
gevestigd te [plaats],
klaagster,
– t e g e n –
mr. [naam]
mr. [naam],
mr. [naam]
mr. [naam]
mr. [naam],
notarissen te [plaats],
hierna tezamen ook aangeduid als [de notarissen],
gemachtigde mr. N. Muntjewerff.
1. Het verloop van de procedure
1.1. Bij brief met bijlagen van 10 juli 2003 heeft klaagster bij deze kamer een klacht ingediend tegen [de notarissen].
1.2 Vervolgens is de datum voor behandeling van de klacht vastgesteld. Van de zijde van [de notarissen] zijn nog stukken in het geding gebracht.
1.3 Op 18 november 2003 is de klacht in het openbaar behandeld. Bij die gelegenheid hebben klagers en de notarissen – onder meer bij monde van hun gemachtigde - hun standpunten toegelicht.
1.4 Na afloop van de behandeling is uitspraak op heden bepaald.
2. De uitgangspunten
2.1. De gemeente [plaats] heeft voor een nieuw gronduitgiftebeleid gekozen waarbij het erfpachtstelsel wordt verlaten en wordt overgegaan op gronduitgifte in eigendom. Dat betekent conversie van de huidige erfpachtcontracten in eigendom. Het omvangrijke project wordt gerealiseerd door het [naam] [plaats].
2.2. Begin maart 2003 heeft [naam] aan de eerste groep erfpachters een aanbieding gedaan, waarbij de erfpachter kon kiezen uit een bepaalde groep notarissen die op het inschrijfformulier werd genoemd en wel tegen een, door de gemeente met de desbetreffende notarissen uitonderhandeld, vast tarief van € 480,-, welk tarief zowel van toepassing was voor partijen die zelf wenste te compareren als die bij akten met volmacht.
2.3. [de notarissen] is benaderd door de Vereniging Eigen Huis en vervolgens heeft [de notarissen] een lager tarief neergelegd, te weten € 400,- exclusief BTW en verschotten. Verder heeft [de notarissen]n voor consumenten die niet in persoon maar bij volmacht willen verschijnen een nog lager tarief geoffreerd, namelijk € 300,- exclusief BTW.
2.3. De gemeente [plaats] is vervolgens overgegaan tot een openbare aanbesteding voor het verzorgen van de voor de erfpachtconversie benodigde akten, waarbij onderscheid werd gemaakt tussen het passeren van de akte in aanwezigheid van de consument, respectievelijk met een volmacht van de aspirant eigenaar.
3. De klacht en de beoordeling daarvan
3.1. De klacht komt erop neer dat [de notarissen]n, door het uitbrengen van twee offertes, een waarbij partijen zelf compareren en een waarbij partijen bij volmacht kunnen verschijnen bij welke laatste mogelijkheid het aangeboden tarief aanmerkelijk lager ligt, de mogelijkheid om optimaal aan hun informatieplicht jegens hun cliënten te voldoen, aanzienlijk verminderen. Volgens klaagster worden de cliënten door het aangeboden lagere tarief ontmoedigd om in persoon te verschijnen en is er geen sprake meer van een actieve wilscontrolerende taak van de desbetreffende notarissen, hetgeen zowel in strijd is met artikel 43 van de Wet op het Notarisambt als in strijd met de zorg die zij als notarissen behoren te betrachten ten opzichte van degene ten behoeve van wie zij optreden het geval is.
3.2. [de notarissen] hebben de klacht bestreden. Zij stellen zich op het standpunt dat de door hen gevolgde werkwijze in het kader van de [plaats]se erfpachtconversie met voldoende waarborgen is omkleed. Zij schakelen, ten behoeve van cliënten die hebben gekozen om bij volmacht te verschijnen en nadat aan die cliënten een brief is gezonden met als bijlagen de concept-akte van levering en de bijbehorende volmacht, voor de legalisatie van de volmacht en het doornemen van de akte aan de hand van een checklist en voorts voor het informeren en voorlichten van de cliënten het notariskantoor [naam] [naam] te [plaats] in. De voorlichting en het doorspreken gebeurt door een (kandidaat)-notaris van dat kantoor en voorafgaand aan het passeren van de akte – dat geschiedt in [plaats] – neemt [de notarissen] nog telefonisch contact op met de cliënt om zich ervan te vergewissen dat laatstgenoemde voldoende is voorgelicht. Volgens [de notarissen] vindt er zodoende altijd een persoonlijk traject plaats en wordt uitdrukkelijk niet volstaan met het verstrekken van informatie in algemene zin. Volgens [de notarissen]n voldoen zij met voornoemde werkwijze aan de wettelijke zorg- en informatieplicht alsmede aan een actieve wilscontrolerende taak. Tot slot wijzen [de notarissen] erop dat bij het verschijnen bij volmacht nu eenmaal uit zijn aard minder tijd met het geheel is gemoeid, welk voordeel zij aan de cliënt ten goede willen laten komen.
3.3. Ter beantwoording ligt de vraag of [de notarissen] door het hanteren van een tariefdifferentiatie tussen volmacht- en niet-volmachtzaken hun cliënten aanmoedigen om van de goedkopere volmachtprocedure gebruik te maken en daardoor in feite niet de ten behoeve van hun cliënten noodzakelijke zorg- en informatieplicht betrachten, waardoor zij in strijd handelen met hetgeen een behoorlijk notaris betaamt. Voorop dient te staan – en dat is in het door partijen aangehaalde zogenaamde Postordernotariaat-uitspraak ook beslist – dat een notaris pas aan zijn verplichting tot het verstrekken van inlichtingen en het uitoefenen van wilscontrole ten aanzien van zijn cliënten heeft voldaan als hij zich persoonlijk ervan heeft vergewist dat de bedoeling van die cliënt in overeenstemming is met de strekking van de regeling zoals die in de akte is neergelegd.
3.4. Dat laatste wil uiteraard niet zeggen dat het maken van onderscheid, verschijnen in persoon of bij volmacht, in ieder geval laakbaar is omdat nu eenmaal de mogelijkheid tot het compareren door middel van volmacht bij wet is voorzien. Daarom moet ervan worden uitgegaan dat het passeren van een akte bij volmacht slechts kan geschieden - en de behandelend notaris aan zijn informatie- en zorgplicht heeft voldaan - wanneer hij zich actief heeft opgesteld jegens zijn cliënt en in ieder geval de cliënt de mogelijkheid tot het in persoon verschijnen niet heeft onthouden, met andere woorden dat terzake een persoonlijk traject wordt gevolgd, los van het onderscheid in het gedifferentieerde tarief dat terzake wordt gehanteerd.
3.5. Naar het oordeel van de Kamer is in de onderhavige procedure niet geb[de notarissen]] aan die zorg- en informatieplicht ten aanzien van de conversie-activiteiten te [plaats] niet naar behoren hebben voldaan. De hiervoor bedoelde door de notarissen geschetste gang van zaken is inhoudelijk niet door klaagster bestreden. Vast staat dus dat de betrokken cliënt eerst met een informatiepakket met bijlagen waaronder de concept-akte wordt benaderd en dat daarna op uitnodiging een gesprek wordt gevoerd met een (kandidaat)-notaris van het met [de notarissen] samenwerkend notariskantoor te [plaats]. Klaagster stelt vraagtekens bij deze gang van zaken. Volgens haar is met het uithanden geven van de zaak het noodzakelijke persoonlijk karakter eraan ontnomen en controle niet meer mogelijk. De Kamer deelt dat standpunt niet. Het komt immers ook voor dat in hetzelfde kantoor door een andere (kandidaat)-notaris voorlichting wordt gegeven en/of de akte wordt gepasseerd. Het ligt in de rede dat die betrokken (kandidaat)-notaris aan dezelfde verplichtingen tot het verstrekken van informatie is gehouden als zijn collega. Niet valt in te zien dat zulks niet geldt ten aanzien van een notaris van een ander kantoor. Bovendien is het geven van voorlichting slechts een gedeelte van de informatie.[De notarissen] hebben mede betoogd dat iedere cliënt voordat tot het passeren van de akte wordt overgegaan telefonisch persoonlijk wordt benaderd zodat kan worden gecontroleerd of zijn wil overeen stemt met hetgeen in de (concept)akte is vermeld. Met die gang van zaken wordt het persoonlijk karakter geacht te zijn behouden en dus ook wanneer de cliënt ervoor kiest van de volmachtprocedure gebruik te maken, ook indien hij dat doet in verband met het lagere tarief dat daaraan verbonden is.
3.6. Nu ook overigens aan de [de notarissen] ten aanzien van het desbetreffend project niet is gebleken van handelen in strijd met hun wettelijke informatieplicht, zal de klacht ongegrond worden verklaard.
BESLISSING
De Kamer:
verklaart de klacht ongegrond.
Deze beslissing is gegeven door mr. H. de Klerk als voorzitter,
mrs. B. Korthals Altes, B.P. van Riessen, R.H.C. Winter en R.C. Schlingemann als leden, in tegenwoordigheid van J.J.M. Jeurissen, secretaris
en is in het openbaar uitgesproken op 30 december 2003.
Secretaris Voorzitter,
